こんにちは、株式会社クリーブHRチームです。
就活などでは、企業側とメールでやりとりをする機会があると思います。
メールには書き方など色々とルールがありますが、
今回は「返信」をする際に気を付けるべきことをまとめます。
※今回の内容の動画はこちら
返信しようとすると前の文章が引用される
使用するメールソフトやサービスにもよりますが、
受信したメールに返信しようとすると、
前の受信した文章が下についてきて本文が非常に長くなることがあります。
「相手が送って来た文章をそのままそっくり送り返すなんて・・・」
確かに一見必要ないもの（むしろ消さないと失礼？）に見えるかもしれませんが、
実はこれ、そのままでいいんです。
そのまま残して返信することがルールです。
なぜ受信した文章を引用して返信するのか
簡単な内容であれば送って返事をして終わりの場合もありますが、
多くの場合メールのやりとりは何度も相手と自分の間で往復します。
その際、前の文章が残っているとそれまでのやりとりを簡単に確認できます。
しかし逆にそれがないと、やりとりを確認するために過去のメールを探さなければならず、
非常に手間がかかります。
無駄な手間を省き、スムーズにやりとりを行うためにも
受信した文章は引用して返信しましょう。
メールソフト等により若干の差はありますが、
大体の場合「返信」ボタンを押すと本文が引き継がれた状態で返信できます。
できない場合は、設定などから確認してみましょう。
何度もやりとりが重なると引用部分が非常に長くなりますが、
気にしなくて大丈夫。
その他の気を付けるポイント
返信をする際に、「返信」ボタンと「全員に返信」ボタンの
2種類が存在することがあります。
これは「全員に返信」を選びましょう。
1対1のやりとりではどちらから返信しても差はありません。
ただ「CC」に他の人が入っている場合、
「返信」を選んでしまうとCCの人は返信が送られません。
【CC（カーボンコピー）とは】
・直接のやりとりではないが、見ておいてほしい人を入れる
・企業からの就活関係のメールの場合、採用チームの共通アドレスなどが入ることがある
【「返信」と「全員に返信」の違い】
◆返信
・送った人（送信元）に対してのみ返信をする
・CCに入っている人には返信されない◆全員に返信
・送った人（送信元）に加えて、CCに入っている人にも返信する
メールを送っている人は、CCに入っている人にやりとりを見ておいてほしいと
思っているので、返信の際も入れ上げた方が親切ですよね。
最後に
今回はメールの返信時のマナーについてまとめました。
ポイントはこの2つですね。
・本文を引用して返信すること
・全員に返信すること
他にもメールのマナーはたくさんありますし、
企業や個人によっても異なることがあります。
チャットなどの普及によってメールの使用頻度は低くなっているかもしれませんが、
社会人になると想像以上にメールを使います。
ちなみに筆者（HR部所属）は、チャットとメールは半々ぐらいの割合、
内容や相手の状況によって使い分けています。
すぐにルールやマナー全てを身に付けることは難しいですが、
普段のやりとりなどからひとつひとつ学ぶことで日々成長できます。
少し面倒と感じることもあるかもしれませんが、
身に付けておくときっと役に立つことがあるはず。
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